Ga naar de inhoud
Horeca koffie kiezen: 8 vragen die je jezelf beter eerst stelt
Horecakoffie kiezen begint bij
acht praktische vragen: van je piekmoment en machinecapaciteit tot de keuze
tussen huren of kopen en wat er in je factuur staat. Als je die vragen vooraf
beantwoordt, vermijd je jarenlang vastzitten aan de verkeerde machine of
leverancier. In dit artikel doorlopen we alle acht — inclusief concrete tips
van een koffiepartner die al sinds 1888 brandt.
Koffie is in de horeca één van de dingen die het vaakst over de toog gaan. En vaak net datgene waar je het minst bij hebt stilgestaan. Je erfde de machine van de vorige uitbater, je tekende bij de eerste koffieleverancier die belde of je koos gewoon wat het goedkoopst leek. En dan zit je daar een paar jaar aan vast.
Nochtans verdient je koffie iets meer nadenken dan je servettenbestelling. Niet omdat het rocket science is, maar omdat een paar keuzes in het begin bepalen of je koffiehoek vlot draait of je jezelf elke shift een beetje ergert.
Er is trouwens nog een reden om er goed over na te denken: koffie is één van de dingen met de hoogste winstmarge op je kaart. Maar die marge haal je niet uit de goedkoopste boon. Die haal je uit de vaste klanten die terugkomen omdat hun koffie elke keer goed zit. Een slechte tas bespaart je een paar cent en kost je een klant. Een goeie doet net het omgekeerde.
Voor je een handtekening zet, zijn dit dus de knopen die je best eerst doorhakt. We geven je niet meteen alle antwoorden, want sommige daarvan zoeken we liever samen uit, aan jouw toog, met een goeie koffie erbij. Maar dit zijn alvast wél de juiste vragen.
1. Hoeveel koffie gaat er écht door je zaak?
Niet het getal dat je gokt op een rustige dinsdag. Het echte getal, en vooral: wanneer piekt het?
Een toestel dat je kalme voormiddag aankan, is iets anders dan eentje dat de drukte na de lunch of een vol terras op een zonnige namiddag overleeft.
Schat je te laag in, dan sta je aan te schuiven. Te hoog, en je betaalt voor capaciteit die nooit gebruikt wordt.
Kies dus op wat er écht gedronken wordt, niet op wat theoretisch zou kunnen als iedereen tegelijk een cappuccino wil.
2. Hoe ziet je coffee flow eruit?
Waar komt je toestel te staan, en hoeveel heb je er nodig? Is er een wateraansluiting in de buurt, genoeg stopcontacten, plaats om vlot te werken?
En de grote vraag: sta je nog aan het begin van een verbouwing, of moet je het doen met de toog die er al staat?
Dit is het moment om iemand te laten meekijken die het al vaker deed.
Ontdekken dat je stopcontact aan de verkeerde muur zit, doe je liever niet nadat alles betegeld is.
3. Wie staat er achter je toog?
Een vaste barman of wisselende flexi’s? Dat bepaalt meer dan je denkt. Met wisselend volk is een volautomaat vaak de slimste keuze: iedereen zet dezelfde koffie met één druk op de knop, zonder opleiding van een halve dag.
Heb je een vaste barman die z’n toestel kent, dan haal je met een halfautomaat of espressomachine net dat tikje meer uit je bonen.
4. Snel de deur uit, of zetten zoals het hoort?
Allebei kan, maar het vraagt een ander toestel. En misschien ook een andere gedachte.
In je keuken maak je alles vers, je pint tap je zoals de brouwer het je leerde.
Waarom zou je je koffie dan wél zomaar laten lopen? Koffie zetten zoals het hoort kost iets meer moeite, maar het levert je vaste klanten op.
Een goei café heeft trouwens drie dingen: goeie pinten, goeie koffie en propere toiletten.
Aan die eerste en dat laatste kunnen wij niks doen. Maar de Horeca koffie vinken we af.
5. Eén sterke tas, of een volledige kaart?
Draait je zaak op de klassieke koffie die de hele dag door de deur gaat, of wil je je gasten meer keuze geven? Een cortado, een flat white, een espresso macchiato, een speculoos latte: het klinkt als iets voor een hippe koffiebar, maar in de praktijk maak je die snel en makkelijk met precies dezelfde dingen die je al in huis hebt.
Geen extra toestellen, geen barista-diploma, wel een kaart die je gasten iets meer geeft om uit te kiezen.
Die kaart hoef je niet in je eentje uit te dokteren. Een koffiepartner die weet waarover hij spreekt, helpt je bepalen wat past bij je zaak, je gasten en je toestel. Zodat je geen twintig koffies op je kaart zet die niemand bestelt, maar net die selectie die het verschil maakt.
En om het achter de bar makkelijk te houden: in onze koffiekaart staan alle warme dranken op een rij, met wat er precies in gaat. Handig om op te hangen naast je toestel, zodat ook je flexi’s meteen weten hoe een cortado eruitziet.
6. Kopen of huren?
Dat hangt af van je zaak. Koop je een toestel, dan is het in één investering helemaal van jou. Dat kan interessant zijn als je precies weet wat je nodig hebt en dat voorlopig niet ziet veranderen.
Huren past dan weer beter als je liever een vast bedrag per maand betaalt, met onderhoud en service inbegrepen, en de vrijheid om later over te stappen naar een groter toestel als je zaak groeit. Je zit niet vast aan een machine die over een paar jaar verouderd is, want dan schakel je gewoon over naar een nieuwer model.
Voor de ene zaak is kopen de slimste keuze, voor de andere huren. Meestal wordt het al snel duidelijk zodra je een paar dingen op een rij zet: hoeveel koffie je verwacht, of je zaak nog gaat groeien, en hoeveel je vooraf wil investeren.
Twijfel je, dan reken je het samen met je horeca koffiepartner even door. Da’s een gesprek van tien minuten, geen wiskunde.
7. Wat als je machine het begeeft?
Want dat gebeurt. En zoals de wet van de horeca het wil, net op je drukste moment. Middenin de lunchdrukte, of net als het terras volloopt.
Dán telt hoe snel er iemand staat, en of die iemand je zaak kent.
Bel je een callcenter (enkel onder de kantooruren aub) dat je vier keer doorverbindt, of iemand die weet welk toestel bij je staat?
Deze vraag vergeten de meeste mensen, tot het te laat is.
En het is voor ons diegene die het grootste verschil maakt tussen een sterke horeca koffiepartner of een gewone leverancier.
Het grappigste dat we ooit van een klant hoorde: "Zeg, jullie technieker woont hier toevallig achter de hoek zeker?" (Jaja, zo snel was die ter plaatse... op een zondag!)
8. Zitten er verrassingen in je factuur?
Betaal je één vaste prijs, of komt er bij elke interventie, elk onderdeel en elk telefoontje iets bij?
Lees de kleine lettertjes om goed te kunnen vergelijken tussen koffieleveranciers.
(Spoiler alert: Bij ons zijn die er niet! Een vaste prijs is een vaste prijs!)
Een Horeca koffieformule mag geen giswerk zijn op het einde van de maand.
En nu?
Dat zijn de acht vragen. Een paar ervan beantwoord je zelf met een koffie en tien minuten tijd.
De andere neem je beter door met iemand die al wat koffiehoeken heeft zien staan.
Dat is precies waarvoor wij langskomen: we proeven samen, kijken naar je ruimte en denken mee over de rest.
Zet het water maar al op, wij brengen de bonen.
P.S.: Succes Koffie behoort tot House of Coffee, een collectief van ambitieuze koffiemerken die samen het verschil willen maken.